About the Role

un.e Chargé·e de production
(60%)


Préambule : le temps de présence sur les évènements impliquant une grande disponibilité, il est prévu pour ce poste un temps de récupération équivalent à 1 journée librement choisie dans la semaine qui suit les festivals et les autres événements conséquents (par exemple : Villages des cultures).



Champ d’action

Le ou la Chargé.e de production est responsable de la coordination et de la logistique des événements produits par les Ateliers d’ethnomusicologie. Son rôle est d’assurer le bon déroulement technique, logistique et organisationnel des manifestations publiques et pédagogiques.



Position hiérarchique

Le ou la Chargé.e de production travaille sous l’autorité du ou de la Directeur.rice, qui valide les orientations artistiques des événements et supervise leur conception globale.
Il ou elle collabore étroitement avec le ou la Responsable administratif.ve et financier.ère pour gérer les aspects budgétaires et administratifs des projets (contrats, rémunérations, autorisations).
Pour les événements pédagogiques, le ou la Chargé.e de production assure la coordination logistique en lien avec le ou la Chargé.e de pédagogie, notamment pour l’organisation des stages et ateliers.
Bien qu’il ou elle soit subordonné.e à la Direction, le ou la Chargé.e de production dispose d’une autonomie opérationnelle nécessaire à la gestion des tâches logistiques et techniques pour la réalisation des événements, y compris dans le recrutement d’éventuel.les collaborateur.rices en accord avec le ou la RAF et la Direction.


DESCRIPTION DU POSTE


Coordination et logistique de production
Assurer la logistique de tous les événements produits par les ADEM
Organiser le séjour des artistes invités pour le festival, les concerts ponctuels, les coproductions, les partenariats tels que visas, hébergement, transport, repas etc.
Rechercher et réserver les lieux et les salles pour les manifestations en accord avec le ou la Directeur.rice
Assurer la conception globale des événements (déco, restauration, bar) en collaboration avec le ou la Directeur.rice
Être référent.e pour les intervenant.es externes (location des salles, sono, éclairage, technique, sécurité, etc.)
Choisir les collaborateurs ou collaboratrices ponctuel.les (logistique & bar) en accord le ou la RAF
Gérer et respecter le budget alloué pour les postes décoration & collaborations ponctuelles
Définir le planning général de chaque manifestation et le communiquer aux autres membres du bureau
Etablir le bilan de chaque manifestation en réunion d’équipe
Être responsable du matériel logistique (achat, prêt, entretien, réparation, retour et rangement)

DESCRIPTION DES TÂCHES


Pour les évènements publics (festival, cycles, concerts, coproductions, stages, journée portes ouvertes, assemblée générale, collaborations ponctuelles) :

Gestion des budgets événementiels

Sur la base des informations transmises par le ou la Directeur.rice ou le ou la Chargé.e de pédagogie (cachets ou salaires, lieu de provenance, type de transport, type d’hébergement et nombre de nuits nécessaires), le ou la Chargé.e de production :

Élabore le budget global de chaque opération, en intégrant tous les éléments logistiques et techniques nécessaires à sa réalisation.
Rassemble les informations indispensables à l’établissement des contrats.
Transmet le budget global au ou à la RAF pour finalisation, validation et signature.
Location des salles

Prendre des options dans les salles (minimum 18 mois à l’avance) en accord avec le/ la Directeur.rice et le/la chargé.é de pédagogie
Gérer le calendrier des locations
Conclure les contrats de location, signer les fiches d’informations techniques…
Négocier les autorisations annuelles (buvette, places de parking etc.) avec les autorités compétentes
Billetterie

S’occuper de l’acquisition des billets papier, de la gestion des abonnements et invitations, de la mise en ligne et du suivi de la vente et jauge de la billetterie Internet Infomaniak
Faire le lien avec le Service culturel Migros (formulaire à remplir pour chaque manifestation et autres partenaires
Engager le personnel d’accueil (caissiers, personnel pour zapettes)
Technique & Logistique

Lister les besoins techniques des concerts, conférences et films
Collecter louer acheter le matériel nécessaire
Assurer le lien avec les technicien.nes
Organiser le catering des loges
Organiser le bar et la restauration (planning des repas artistes et de l’équipe des Adem)
Réaliser les supports avec la communication (signalétique, panneaux, bons, menu)
Organiser l’installation ADEM dans le théâtre (billetterie, déco, signalétique, etc)
Conception déco
Accueil des artistes

Organiser l’accueil des artistes (feuilles de route)
Assurer l’hébergement (réservation des chambres d’hôtel)
Assurer les repas/per diem (s’enquérir des besoins et restrictions alimentaires particuliers)
Organiser les transports des artistes (internationaux, régionaux, locaux)
Engager le personnel – chauffeur.se pour les transports d’artistes
Coordonner le débriefing à l’issue de chaque manifestation
Organiser l’obtention des visas et des permis de travail sur la base des éléments communiqués par le ou la Directeur.rice ou le ou la Chargé.e de pédagogie


Pour les autres manifestations :

Journée Portes Ouvertes, Assemblée générale, collaborations ponctuelles

Organiser les aspects techniques (voirie, sono, éclairage, signalétique, déco, matériel divers, autorisations…) et l’accueil des publics (agapes en tout genre)
Engager et coordonner les collaborateur.rices ponctuel.les et les bénévoles (bar, cuisine, nettoyages, stands)


Pour le bureau :

Assurer la coordination avec les fournisseurs de la Ville (Chauffage, électricité, serrurier, plombiers, etc.).





NB : EXIGENCES DU POSTE
Assister régulièrement aux événements
Expérience de la production et affinité avec le domaine
Sens de l’organisation et de la coordination, aptitude au travail en équipe
Disponibilités le week-end et en dehors des heures de bureau pendant les manifestations (soirs)
Connaissances linguistiques (anglais, espagnol…)
Connaissance des logiciels de bureautique


Dossier de candidature (CV, lettre de motivation, diplômes, références) à renvoyer sur l'adresse info@adem.ch